为了加强专利代办处（以下简称代办处）自动化系统的管理，保证其日常运行和数据安全，特制定本规定。

一、自动化设备的配置、使用及管理

本规定所称的自动化设备（以下简称设备）是指国家知识产权局专利局为代办处配置的受理、收费和远程会晤等系统所使用的硬件设备及其附件。这些硬件设备及其附件为国有资产，由专利局管理，代办处使用。其它任何单位和个人均无权调用该设备。

（一）代办处应为配置的设备安排足够的空间和安全的地点，以保证数据的安全和受理、收费和远程会晤等系统的正常运行。

（二）代办处自动化设备，应定点定人保管使用。任何人不得使用该设备从事和代办处业务工作无关的工作。

（三）使用人不得擅自增减或改动计算机的硬件配置，不得在计算机内安装游戏软件或与业务工作无关的其它软件。

（四）使用人应爱护设备，不得带电插拔设备连接件，不得让液体或其它杂物掉落入键盘或机箱内，应保证设备的通风和散热。

（五）代办处要经常对设备进行维护保养，经常查毒杀毒。如果设备发生问题要及时进行维修，不得带病作业。

（六）国家知识产权局专利局为代办处配置的自动化设备，其报废由专利局决定，其它单位和个人均无权处理该设备。设备报废时应写出书面报告并附详细资料，交由初审及流程管理部转报国家知识产权局有关部门批准。

（七）代办处因工作需要增加或更换设备的，应按照统一机型的原则配置，并报初审及流程管理部备案。所需费用由代办处自行解决。

二、专用软件的使用、维护及数据管理

专用软件是专利局为各代办处开发设计的受理、收费和远程会晤系统的应用程序。其版权归国家所有，代办处有使用权。代办处应保证该系统软件及数据的绝对安全，不得向无关人员泄露。

（一）专用软件使用中所产生的数据是重要的国有资源，各代办处负有保密责任，未经许可，任何人不得向外扩散或用于本职工作以外的其他用途。

（二）数据资源的采集、修改、更新、维护和使用以分级授权方式管理。被授权的人员在自己的权限范围内应按照有关规定对数据进行处理或使用，并保证数据的准确、完整和安全。

（三）任何人不得超出权限范围处理或使用数据资源，也不得以任何方式擅自将数据资源提供或出示给非授权人员。

（四）代办处要保证系统正常运行，不得更改、删除或添加无关程序，不得与其他检索或管理系统等网络联网，不得使用数据发送程序发送与业务无关的数据。

（五）代办处自动化系统的日常维护，由本处计算机专业人员负责。如出现代办处无法排除的故障，应立即报告初审及流程管理部协调解决。

（六）代办处自动化系统在特殊情况下，需要专利局给予技术支持的，应由代办处向初审及流程管理部提出书面报告，报告需要支持的项目或故障现象，问题解决后应向初审及流程管理部提交维护报告。

如发现系统存在缺陷或出现重大事故，应立即以书面形式报告初审及流程管理部。

三、关于添加、修改数据的规定

为使代办处自动化系统中专利代理机构数据及时更新，确保更新的数据正确并有利于数据库的维护，特对专利代理机构数据更新作以下规定：

（一）进行专利代理机构数据添加、修改的范围包括：专利代理机构名称或地址、邮编的变更，新专利代理机构的增加，原专利代理机构的撤销。

（二）当专利代理机构注册变更生效后，由初审及流程管理部向各代办处发出修改数据通知书。

（三）代办处应在接到修改数据通知书后，按通知书的要求以及修改数据的操作规程对有关数据进行修改。

（四）代办处应设专人负责修改数据，并在收到修改数据通知之日起2日内完成数据修改工作。

四、对违反规定的处罚

（一）对违反本规定的，由代办处的行政主管单位根据情况对责任人进行批评教育或行政处分。

（二）对违反本规定，造成事故或设备故障的，由责任人承担全部维修费用（包括维修工时费）。

（三）对违反规定更改硬件的，则责令拆除所增加的硬件，并对原设备进行恢复，对于不能恢复的硬件，由责任人按原价值进行赔偿。

（四）对违反规定泄露数据机密，将依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及国家知识产权局保密的有关规定，追究当事人的责任并对该代办处进行必要的处罚。

（五）国家知识产权局专利局对代办处的设备使用和运行情况每年进行年检，对严重违反本规定的将予以通报批评或处理。

五、附则

本规定自2005年4月1日起施行，国家知识产权局于2001年印发的《国家知识产权局专利代办处自动化系统专用软件及数据管理办法》同时废止。