州档案局： 根据国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》精神和海南州档案局《关于尽快上报机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的通知》（南档〔2010〕45号）文件要求，州政府办公室结合实际，拟定了《海南州政府办公室文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（草案）》。现将《规定（草案）》报送贵局，请审查备案。 附件：1、海南州政府办公室文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（草案） 2、海南州政府办公室文书档案保管期限表 　　　　　　　　　　　　海南州人民政府办公室 　　　　　　　　　　　　　　二〇一〇年十一月八日 海南州政府办公室文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（草案） 第一条　为便于正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映州政府办公室主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据国家档案局制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，制定本规定。 第二条　本规定中的办公室文件材料是指州政府办公室在工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。 第三条　办公室文件材料归档范围为： （一）反映办公室主要职能活动和基本历史面貌的，对办公室工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）办公室工作活动中形成的，在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）办公室需要贯彻执行的中央、国务院，省委、省政府省委各部委、省政府各部门以及州委、州政府的文件材料；各县人民政府及州政府各部门报送的重要文件材料； （四）其他对办公室工作具有查考价值的文件材料。 第四条　办公室文件材料不归档范围为： （一）上级机关的文件材料中，属普发性又不需办公室办理的文件材料，任免、奖惩非办公室工作人员的文件材料，供工作参考的抄送件等； （二）办公室文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性工作，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性群众来信、电话记录，办公室内部互相抄送的文件材料，办公室负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）州直机关各单位的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （四）各县人民政府和州政府各部门的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 第五条　凡属办公室归档范围的文件材料，必须按有关规定向办公室负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝档案。 第六条　办公室文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 第七条　永久保管的文书档案主要包括： （一）办公室制定的方针政策性、普发性文件材料； （二）办公室召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； （三）办公室职能活动中形成的重要业务文件材料； （四）办公室关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； （五）办公室机构演变、人事任免等文件材料； （六）办公室房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； （七）上级机关制发的属于办公室主管业务的重要文件材料； （八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与办公室的复函、批复等文件材料。 第八条　定期保管的文书档案主要包括： （一）办公室职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）办公室召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）办公室人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）办公室一般性事务管理文件材料； （五）办公室关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； （六）上级机关制发的属于办公室主管业务的一般性文件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非办公室主管业务但要贯彻执行的文件材料； （八）州直机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与办公室的复函、批复等文件材料； （九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。 第九条　办公室形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。 第十条　办公室对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。 办公室应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。 第十一条　办公室联合召开会议、联合行文挂办公室文号所形成的文件材料原件由办公室归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。 第十二条　本规定经办公室主管领导审查报州档案局审查备案后施行。 海南州政府办公室文书档案保管期限表 1、州政府全体会议、州政府常务会、办公会议的文件材料 1.1　公报、决议、决定、记录、纪要、内部情况通报、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册（永久） 1.2讨论未通过的文件（10年） 2、州政府召开工作会议、专题会议的文件材料 2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久） 2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年） 3、州政府联合召开会议的文件材料 3.1州政府为主办的 3.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久） 3.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年） 3.2州政府为协办的 3.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本（30年） 3.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本（10年） 4、上级机关和上级领导检查视察海南州相关工作时形成的文件材料 4.1重要的文件材料（永久） 4.2一般的文件材料（30年） 4.3州政府工作汇报材料（30年） 5、州政府及办公室业务文件材料 5.1州政府及办公室制定的方针政策性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料（永久） 5.2州政府及办公室的请示与上级机关的批复、批示 5.2.1重要业务问题的文件材料（永久） 5.2.2一般业务问题的文件材料（30年） 5.3州直机关单位，各县政府的来函、请示与州政府及办公室的复函、批复等文件材料 5.3.1重要业务问题的文件材料（永久） 5.3.2一般业务问题的文件材料（30年）　 5.4机关联合行文的文件材料 5.4.1本机关为主办的 5.4.1.1重要业务问题的文件材料（永久） 5.4.1.2一般业务问题的文件材料（30年） 5.4.2本机关为协办的 5.4.2.1重要业务问题的文件材料（30年） 5.4.2.2一般业务问题的文件材料（10年） 5.5　办公室编辑、编写的工作信息、简报、简讯等文件材料（10年） 5.6计划、总结、统计、调研等方面的文件材料 5.6.1年度和年度以上的计划、总结、统计材料（永久） 5.6.2年度以下的计划、总结、统计材料（10年） 5.6.3重要职能活动的总结、重要专题的调研材料（永久） 5.6.4一般活动的总结、一般问题的调研材料（10年） 5.7出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料 5.7.1发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等(永久) 5.7.2出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会议记录(30年) 6、办公室机构编制、信访工作等文件材料 6.1机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料（永久） 6.2人事工作制度、规定、办法等文件（30年） 6.3人事任免文件（永久） 6.4先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 6.4.1受州级（含）以上表彰、奖励的文件材料（永久） 6.4.2受州级以下表彰、奖励的文件材料（30年） 6.5对办公室有关人员的处分材料 6.5.1受到警告（不含）以上处分的（永久） 6.5.2受到警告处分的（30年） 6.6办公室处理人民来信来访的文件材料 6.6.1有领导重要批示和处理结果的文件材料（永久） 6.6.2其他有处理结果的文件材料（30年） 7、办公室事务管理文件材料 7.1房产、土地所有权和使用权的文件材料（永久） 7.2与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料 7.2.1重要的文件材料（永久） 7.2.2一般的文件材料（10年） 7.3接待工作的计划、议案 7.3.1重要的文件材料（30年） 7.3.2一般的文件材料（10年） 7.4办公室财务预算（30年） 7.5办公室物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料（30年） 7.6国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料 7.6.1重要的文件材料（永久） 7.6.2一般的文件材料（10年） 8、上级机关制发的文件材料 8.1上级机关制发的属于机关主管业务的文件材料 8.1.1重要的文件材料（永久） 8.1.2一般的文件材料（10年） 8.2上级机关制发的非州政府及办公室主管业务但要贯彻执行的文件材料（10年） 8.3上级机关制发的关于州政府及办公室机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料（永久） 9、同级机关制发的非州政府及办公室主管业务但要贯彻执行的文件材料（10年） 10、下级机关报送的文件材料 10.1重大问题的专题报告（30年） 10.2年度和年度以上的计划、总结、统计材料（10年）